E-hramba dokumentov

DOMIS (DOcument Management Information System) je samostojna rešitev za e-hrambo bančnih dokumentov. Tesno je povezana z osrednjim sistemom HIBIS, zato so postopki optimizirani tako, da tečejo hitreje, kot pri zunanjih rešitvah. To prinaša uporabnikom naslednje koristi:

a) Večja produktivnost

  • Vpogled v dokumente kar iz HIBIS ekranov.
  • Zajem dokumentov se izvaja na izvoru, dokumenti pa so takoj dostopni poslovni mreži.

b) Učinkovita in hitra implementacija

  • Možnost avtomatiziranega zajema glavnine bančnih dokumentov iz HIBIS v DOMIS.
  • Hitrejša osnovna parametrizacija in inicialno polnjenje.
  • Lažje in hitrejše prilagoditve, ker ni usklajevanja med več ponudniki.

c) Enostavno upravljanje in uporaba

  • Upravljanje uporabniških pravic je hitrejše, saj enake pravice veljajo v HIBIS in v DOMIS.

DOMIS omogoča naslednje funkcionalnosti:

  • zajem dokumentov, ki so v papirni obliki: digitalizacija dokumentov (skeniranje), pretvorba v ustrezen format za dolgoročno hrambo (PDF/A), določanje meta podatkov in opomb, s pomočjo katerih je možno dokumente kasneje učinkovito poiskati v sistemu za e-hrambo.
  • uvoz elektronskih dokumentov v sistem za e-hrambo, vključno s pripadajočimi meta podatki, pretvorbo v ustrezen format za dolgoročno hrambo (PDF/A) ter zajem elektronskih podpisov.
  • shranjevanje in iskanje/prikaz dokumentov preko enotnega vmesnika (in/out vmesnik)
  • digitalno podpisovanje in po potrebi časovno žigosanje dokumentov,
  • dolgoročno vodenje elektronske dokumentacije na način, da je le-ta skladna z zakonom, predpisi in priporočili za njihovo vodenje.
  • hramba dokumentov glede na njihovo klasifikacijo ter združevanje po logičnih skupinah (npr. kreditna mapa).
  • naknadno spreminjanje meta podatkov (npr. rok arhiviranja pri kreditni dokumentaciji).
  • izločanje (prenos v državni arhiv ali v uničenje).
  • vzdrževalna dela, zahtevana v elektronski hrambi (ponovno časovno žigosanje in podpisovanje).
  • upravljanje s pravicami za dostop do dokumentov e-hrambe (na osnovi pravic v Hibis-u) in nadzorovano posredovanje dokumenta (ločena pravica za tiskanje in za e-pošto).
  • revizijska sled na nivoju sistema (pristopi do sistema) ter na nivoju dokumenta (zgodovina zajema, vpogledov in nadzorovanega posredovanja).