E-pohrana dokumenata

DOMIS (DOcument Management Information System) je neovisno rješenje e-sustava upravljanja bankovnim dokumentima. Testno je povezan sa središnjim sustavom HIBIS, s optimiziranim postupcima, koji se iz tog razloga izvode brže u odnosu na vanjska rješenja. Time korisnici dobivaju sljedeće prednosti:

a) Veća produktivnost

  • Uvid u dokumente izravno iz HIBIS ekrana.
  • Obuhvat dokumenata izvodi se na izvoru, a dokumenti su odmah dostupni poslovnoj mreži.

b) Učinovita i brza implementacija

  • Mogućnost automatiziranog obuhvata glavnine bankovnih dokumenata iz HIBIS-a u DOMIS.
  • Brža osnovna parametrizacija i inicijalno punjenje.
  • Lakše i brže prilagodbe, jer nema potrebe usklađivanja između više dobavljača.

c) Jednostavno upravljanje i uporaba

  • Upravljanje korisničkim pravima je brže, jer se dodjeljuje na isti način kao i u HIBIS-u.

DOMIS omogućava sljedeće funkcionalnosti:

  • obuhvat dokumenata koji su u papirnatom obliku: digitalizacija dokumenata (skeniranje), pretvorba u odgovarajući format za dugoročnu pohranu (PDF/A), određivanje meta podataka i napomena pomoću kojih je dokumente moguće kasnije učinkovito pretraživati u sustavu za e-pohrane.
  • uvoz elektronskih dokumenata u sustav e-pohrane, uključujući pripadajuće meta podatke, pretvorbu u odgovarajući format za dugoročnu pohranu (PDF/A) te obuhvat elektronskih potpisa.
  • pohrana i pretraživanje/prikaz dokumenata pomoću jedinstvenog sučelja (in/out sučelje)
  • digitalno potpisivanje i prema potrebi vremensko označavanje dokumenata,
  • dugoročno vođenje dokumentacije u elektronskom obliku u skladu sa zakonskim propisima, odredbama i preporukama za njihovo vođenje.
  • pohrana dokumenata glede njihove klasifikacije te grupiranje u logičke cjeline (npr. kreditna mapa).
  • naknadna promjena meta podataka (npr. rok arhiviranja kreditne dokumentacije).
  • izlučivanje (prijenos u državni arhiv ili uništavanje).
  • aktivnosti održavanja, zahtijevane kod elektronske pohrane (ponovno vremensko označavanje i potpisivanje).
  • upravljanje pravima pristupa dokumentima e-pohrane (temeljem prava u HIBIS-u) i kontrolirano prosljeđivanje dokumenata (odvojena prava za ispis i e-poštu).
  • revizijski slijed na razini sustava (pristupi sustavu) te na razini dokumenata (povijest obuhvata, uvid i kontrolirano prosljeđivanje).